Hvordan Internett kan gjøre din bedrift mer effektiv

Av Eirik Johansen | 06.01.2004

Hva er det Trondheim kommune, Cisco og Dell har til felles? De har alle spart store summer på effektiv bruk av Internett. Her er suksesshistoriene om bedriftene som har klart å doble produktiviteten til de ansatte, og hvordan din bedrift kan bruke Internett til å effektivisere.

Hva er vitsen med effektivisering?

Alle som driver en bedrift vet at det er to måter å tjene penger på. Man kan enten selge mer, eller bruke mindre.

Effektivisering kan påvirke begge disse faktorene. For ved å effektivisere, reduserer du tiden det tar for bedriften å gjennomføre en oppgave. Denne tiden kan du så bruke til å

• Spare arbeidskostnader (bruke mindre)

...eller

• Øke produktiviteten til de ansatte (selge mer)

Hvorfor er Internett så godt egnet for effektivisering?

Internettets evne til lagring, behandling, distribusjon, og presentasjon av informasjon gjør det ideelt som effektiviseringsverktøy. For det er i nettopp disse prosessene at en bedrift bruker mye tid, og da spesielt i administrative avdelinger.

Et godt Internettsystem kan og bør ta seg av følgende regler for effektiv informasjonsflyt og -behandling:

1. Informasjon skal aldri lagres flere steder.
2. Informasjon skal aldri behandles (regnes ut, skrives inn) flere ganger.
3. Informasjon skal aldri distribueres andre steder enn direkte til de som trenger den.
4. Informasjon skal aldri presenteres for andre enn de som trenger den.

Gode eksempler på effektivisering via Internett

Et godt eksempel på effektivisering ved hjelp av Internett er Trondheim kommune som, ved å åpne for mottak av lærersøknader gjennom kommunens nettsted, sparte 20 minutter i behandlingstid pr søknad.

Ettersom over 22.250 av total 23.000 søknader ble sendt inn via nettstedet, sparte kommunen over 7400 arbeidstimer, noe som tilsvarer nærmere 4 årsverk. Trekker man fra kostnadene forbundet med utviklingen av den elektroniske løsningen (trolig i underkant av et halvår), sitter man igjen med et svært fordelaktig regnestykke.

Cisco og Dell er to andre bedrifter som har nytt svært godt av effektivisering gjennom Internett på hver sin måte. I følge artikkelen " 2004 blir vendepunkt for Internett-bedrifter" av Arild Haraldsen har begge bedriftene prestert å fordoble produktiviteten til sine ansatte. Cisco har også utviklet en egen Internettstrategi som krever at bedriften analyserer effekten av sitt Internettbruk tre ganger i året.

Effektivisering kan måles

Å være effektiv er blitt et trendord som lett kan miste sin betydning for de fleste. Det virker som om alle B2B leverandører lover deg en mer effektiv hverdag dersom du bruker deres produkter eller tjenester. Men de færreste kan skilte med konkrete tall på hvor mye du vil spare.

Som vist i eksemplene ovenfor, kan effektivisering gi veldig konkrete innsparinger eller økte inntekter. Sørg derfor for at enhver leverandør som lover deg effektivitet, også kan legge frem tall som viser deg hvor mye mer du vil spare/tjene.

Hvordan kan min bedrift effektivisere ved hjelp av Internett?

Det finnes mange måter å effektivisere via Internett på. Her er noen av de vanligste.

Publiseringsløsning

En publiseringsløsning er et program som lar personer med vanlig kjennskap til data legge ut informasjon på bedriftens nettsted. En god publiseringsløsning medfører at man bruker mindre tid på publiseringsprosessen. Man slipper også å bruke en ekstern webmaster, noe som betyr både at man sparer penger og at man får et mer aktuelt nettsted.

En fleksibel publiseringsløsning kan også fungere som plattform for bl.a. kundesider, intranett og andre former for nettsteder.

Nettbutikk

En nettbutikk er ikke bare et verktøy for salg av dine produkter/tjenester via Internett. Nettbutikken kan også gi tidsmessige innsparinger ved at kunden får besvart sine spørsmål om produktet.

Husk også at du ikke nødvendigvis trenger å ha varer egnet for salg via nettet for å legge ut informasjon om disse. Et eksempel fra på dette er en undersøkelse gjennomført i USA (kilde: Content Critial) som viste at selv om kun 3% av de som hadde kjøpt bil i det siste hadde gjort dette via Internett, så hadde 45% brukt Internett til å innhente informasjon i forbindelse med kjøpet. Og dette var i 1999!

Godta kredittkort

Ved å akseptere kredittkort som betalingsmiddel ved kjøp av varer og tjenester kan man effektivisere pengeinnkrevningsprosessen betraktelig. Betaling med kredittkort forhindrer dessuten sene betalinger, og at kunder utelater å betale fullstendig.

Informasjonsinnsamling

De fleste bedrifter samler inn informasjon av et eller annet slag på jevnlig basis. Enten det er snakk om timelister, spørreundersøkelser eller kundetilbakemeldinger kan et nettsted samle inn denne informasjonen som så kan importeres direkte inn i systemet som skal behandle dette. Eventuelt kan nettstedet også behandle og lagre informasjonen på egen hånd for senere referanse eller generering av rapporter.

Effektiviser rutiner spesifikke for bedriften

Alle bedrifter er forskjellige, og har dermed forskjellig behov for lagring, behandling, distribusjon og presentasjon av informasjon. Det er derfor viktig at du, i forbindelse med effektiviseringsarbeid i egen bedrift, tar tak der skoen trykker mest for dere.

Og dersom standardløsningene dere benytter ikke kan håndtere de spesielle behovene dere har, undersøk hva det koster å få laget en egen løsning (utvide den dere har) kontra hva dere kan spare. Sjansene er gode for at det, med den rette leverandøren og den rette løsningen, vil lønne seg.